DATEV Datenservice Export Rechnungswesen: Nur festgeschriebene Buchungen verlassen das System

Der DATEV Datenservice Export Rechnungswesen ist DATEVs Cloud-Dienst, um festgeschriebene Finanzbuchhaltungsdaten aus dem DATEV-Rechenzentrum bereitzustellen, damit andere Software sie verarbeiten kann, ohne sie erneut zu erfassen. Jeder andere DATEV-Datenservice trägt Daten hinein. Dieser ist die Leserichtung, und das System, aus dem er liest, ist DATEV Rechnungswesen.

Über maesn kommt der Dienst als Objekte im gemeinsamen Datenmodell an, statt als Dateien. Was heute freigeschaltet ist, gezählt aus unseren eigenen Coverage-Daten:

Wie portierbar Ihr Produkt ist, folgt daraus, worauf Sie es bauen. Ein Produkt auf Buchungssätzen und dem Kontenrahmen lässt sich später auf andere Buchhaltungssysteme richten, weil das die Lesezugriffe sind, die die meisten davon anbieten. Ein Produkt auf der Summen- und Saldenliste ist näher an einem DATEV-Produkt, und das ist früh zu wissen, während Sie den Umfang festlegen.

Was der Export nicht trägt, ist die Partei hinter einer Buchung. Contacts, wo auf diesem System ein Debitoren- oder Kreditorenkonto liegt, wird geschrieben statt gelesen, und für Customers und Suppliers gilt dasselbe. Der Export gibt Ihnen die Bücher; die Parteien sind ein Schreibweg, und der Vergleich der beiden DATEV-Produkte behandelt, welches Produkt welches Objekt hält.

Zwischen der Erfassung und dem Abruf steht die Festschreibung. Ein Buchungsstapel wird exportierbar, sobald er festgeschrieben und über den Standard-Buchungsprozess übertragen worden ist. Nur so freigegebene Daten lassen sich abrufen.

Dieses Warten ist es, was die Daten lesenswert macht. Ein Export gibt die Fassung zurück, die bereits durch die Buchhaltung gegangen ist, während ein offener Stapel in Arbeit bleibt. Für eine Kreditentscheidung oder einen gesetzlich vorgeschriebenen Bericht ist das die einzige brauchbare Eingabe.

Das heißt allerdings, dass der Buchhaltungstakt eines anderen bestimmt, wie aktuell Ihre Daten sind. Schreibt ein Steuerberater monatlich fest, existiert ein monatlicher Export, und keine Schnittstelle kann eine Buchung erfinden, die noch nicht freigegeben ist.

Drei Wege gibt es ohne ihn, und alle drei sind unter deutschen Unternehmen heute gängige Praxis. Sie unterscheiden sich darin, was sie kosten, statt darin, ob sie funktionieren.

• Ein manueller Export im DATEV-Format, monatlich. Jemand öffnet Rechnungswesen, exportiert eine CSV und schickt sie weiter. Das funktioniert, es hängt jedes Mal an einer Person, und die Datei kommt in dem Format an, das der Leitfaden zu den DATEV-Formaten beschreibt, 125 Spalten breit und vor dem Lesen nicht validiert.
• Ein direkter Bau gegen DATEVs eigene Datenservices. Technisch die richtige Antwort, und sie trägt den vollen Eintrittspreis: den Status als Schnittstellenanbieter, die Freigaben, das Authentifizierungsmodell und die Wartung, für ein System.
• Automatisierung, die die Oberfläche bedient. Ein Skript meldet sich an und liest Buchungssätze vom Bildschirm. Es hält, bis sich eine Maske ändert, und es legt die Zugangsdaten Ihres Kunden an einen Ort, für den sie nie gedacht waren.

Der erste und der dritte skalieren nicht, und zwar aus verschiedenen Gründen: der eine braucht jeden Monat eine Person, der andere bricht, sobald sich eine Maske ändert. Der zweite skaliert durchaus. Was er kostet, ist Bauzeit und der DATEV-Eintrittspreis, einmal je System, auf Ihrer Roadmap statt auf der Integration.

Zwei getrennte Berechtigungen, gehalten von zwei verschiedenen Personen, und keine davon sind Sie. Der Dienst muss für den Mandanten freigeschaltet sein, und eine Person muss Ihre Anwendung autorisieren, auf die Daten dieses Mandanten zuzugreifen.

Die erste läuft über die DATEV-Administration des Mandanten, und das empfangende System muss eine freigegebene Schnittstelle sein. Diese Freigabe ist der Teil, den maesn hält: wir sind offizieller DATEV Schnittstellenanbieter, und auf dem API-Client von maesn erben Sie ihn, es gibt also kein Partnerverfahren zu durchlaufen und nichts zu bezahlen vor Ihrem ersten Aufruf.

Die zweite ist ein Einwilligungsschritt, und es ist der, den Ihre Nutzer sehen. Ein Endnutzer, typischerweise der Steuerberater oder ein Administrator, erteilt Ihrer Anwendung den Zugriff auf die DATEV-Daten des Mandanten. Über maesn läuft das als Whitelabel-Fluss in Ihrem eigenen Produkt, der Nutzer folgt also einem DATEV-Login und kommt zurück, ohne Ihre Oberfläche zu verlassen.

Was die Verbindung Sie danach an Pflege kostet, ist eine Erneuerung, zwei Jahre später. Dieselbe Verbindung trägt Lesen und Schreiben, es gibt also keine zweite Einwilligung hinterherzujagen und keinen zweiten Ablauf in Ihrem Kalender. Der Leitfaden zum Anbinden von DATEV Rechnungswesen hat das Verbindungsmodell vollständig.

Hier treffen zwei Regeln aufeinander, und gemeinsam entscheiden sie den Zeitplan. Nichts in DATEV sendet ein natives Event, und DATEV führt Polling rund um die Uhr als DONT und bittet darum, dass Aufrufe etwas folgen, das ein Kunde unmittelbar vorher angefordert hat, manuell oder regelbasiert.

Ein von der Festschreibung getriebener Lesezugriff erfüllt beide Regeln mühelos, und das ist der nützliche Teil. Es bringt nichts, stündlich nach einem Stapel zu sehen, der monatlich freigegeben wird, und die vertretbare Regel ist deshalb ein Zeitplan, der dem Abschlussrhythmus des Kunden folgt, dazu eine manuelle Aktualisierung in Ihrer Oberfläche.

Der Export selbst läuft als Job statt als synchroner Aufruf. Über maesn wird diese Form aufgefangen: Sie lesen Objekte, und das Einreihen, das Abfragen des Jobs und das Zusammensetzen des Ergebnisses passieren auf unserer Seite. Wie asynchrone Arbeit modelliert wird behandelt, welche Ressourcen eingereiht werden und was eine Task-ID belegt und was nicht.

Eine Zahl gehört noch in den Entwurf eines Zeitplans. Nach der Produktivfreigabe erwartet DATEV eine Fehlerquote unter zehn Prozent, gemessen als 4xx- und 5xx-Antworten gegen alle Anfragen, und überwacht sie. Eine Wiederholschleife gegen einen Dienst, dessen Daten sich nicht geändert haben, ist der wahrscheinlichste Weg, sie zu reißen.

Vier Produktformen brauchen festgeschriebene deutsche Bücher, und alle vier sind ohne einen Lesezugriff wie diesen blockiert.

• Auswertung und Planung auf dem festgeschriebenen Stand. Buchungssätze plus Kontenrahmen plus eine Summen- und Saldenliste genügen, um Finanzanalyse und Finanzplanung zu bauen, ohne den Kunden um einen Upload zu bitten.
• Kreditentscheidungen auf echten Buchhaltungsdaten. Ein Modell, das die Bücher liest statt eines Kontoauszugs, ist der Unterschied zwischen einem Score und einer Einschätzung, und darauf bauen Produkte für Unternehmenskreditvergabe und -überwachung.
• Konsolidierung über Gesellschaften hinweg. Eine Verbindung je Mandant und ein Datenmodell machen aus der Konzernkonsolidierung eine Abfrage.
• Assistenten, die aus dem Hauptbuch antworten. Ein Modell kann nur beantworten, was es lesen kann, und der MCP-Server legt ihm genau die Objekte von oben offen.

Alle vier teilen eine Voraussetzung, die leicht zu nennen und leicht zu vergessen ist: Sie sind nur so aktuell wie die letzte Festschreibung. Ein Produkt, das das in der eigenen Oberfläche sagt, bekommt mehr Vertrauen als eines, das eine alte Zahl zeigt, als wäre sie von heute.

Drei Dinge hören auf, Ihre zu sein:

• Die Freigabe und die Zugangsdaten. Auf dem API-Client von maesn sind sie unsere, und Sie fangen sofort an. Der Umzug auf Ihren eigenen Client, den der DATEV-Marktplatz irgendwann verlangt, ist ein Verfahren, das wir mit Ihnen durchlaufen; die Gebühren von DATEV tragen Sie.
• Die Dateiebene. Der Export kommt als Objekte in einem Datenmodell an, statt als DATEV-Formatdatei, die Sie parsen, und der Job, der ihn erzeugt, ist nicht Ihre Schleife.
• Die Verbindung und ihre Laufzeit. Sie wird je Mandant gespeichert und erneuert, Ihre Aufrufstellen sehen also einen Account-Key.

Drei Dinge bewegen sich nicht:

• Der Rhythmus der Festschreibung. Er gehört Ihrem Kunden und dessen Berater. Ihr Produkt entscheidet, was es darum herum verspricht.
• Die Parteien. Debitoren- und Kreditorensätze sind hier nicht lesbar, wenn Ihr Feature sie also braucht, ist Ihr eigener Speicher die einzige Quelle der Wahrheit für das, was Sie geschrieben haben.
• Wohin die Daten gehen, nachdem Sie sie gelesen haben. maesn speichert keine Buchhaltungsdaten, Aufbewahrung, Speicherort und Zugriff in Ihrem eigenen System bleiben also Ihre Haltung. Was wir auf unserer Seite einhalten, steht auf der Sicherheitsseite: nach ISO 27001 zertifiziert, DSGVO-konform, in Deutschland gebaut und gehostet.