Clockin erstellt Rechnungen in dem Buchhaltungssystem, in dem jeder Kunde schon bucht.
Die Nutzer von Clockin erfassen ihre Stunden auf der Baustelle, auf der Pflegetour oder hinter dem Tresen. Was danach kommt, ist Büroarbeit: Aus der erfassten Zeit muss eine Rechnung werden, und zwar in dem Buchhaltungssystem, in dem dieser Kunde ohnehin bucht.
Clockin hat seine Anbindungen zu einem Grund gemacht, aus dem Kunden kommen
“Wir nutzen Maesn, um Integrationen und Partnerschaften erfolgreich als wichtigen Treiber für Leadgenerierung und für den Schritt in neue Märkte und Kundensegmente einzusetzen. Indem wir Clockin an die Buchhaltungssysteme unserer Kunden anbinden, fließen Projektdaten direkt in deren vorhandene Werkzeuge, mit einem reibungslosen, verlässlichen Datenaustausch mit den Systemen, die sie ohnehin nutzen.”
Wer Clockin ist, und wo Maesn darin sitzt
- Website
- clockin.de
- Über Clockin
- 2018 in Münster gegründet. Mehr als 8.500 Betriebe aus über 50 Branchen arbeiten mit clockin, und im September 2025 hat das Unternehmen eine Series A über 10 Millionen EUR unter Führung von Newion und NRW.Venture abgeschlossen.
- Use Case
- Projektbezogene Rechnungen aus erfassten Arbeitsstunden. Was dabei mitreisen muss: Kundendaten, Positionen, Preise mit Umsatzsteuer und Auftragsnummern. Der Ablauf selbst, unabhängig von einem einzelnen Kunden, steht auf der Seite zur Rechnungserstellung.
- Vorherige Lösung
- Manuelles Anlegen von Rechnungen im Buchhaltungssystem.
- Buchhaltungssysteme
- Sage Active, Lexware Office und sevdesk
- Endpunkte
- Post InvoiceGet CustomersGet Suppliers
Das Buchhaltungssystem wechselt mit jedem Kunden, den Clockin gewinnt
Clockin verkauft an kleine und mittlere Unternehmen, und jedes bucht in dem Buchhaltungsprodukt, das es ohnehin schon hatte. Wie viele Systeme Clockin erreichen muss, entscheiden seine Kunden und nicht seine eigene Größe.
Der Grund passt in eine Zeile: eine so große Bandbreite eingesetzter Werkzeuge, von Sage bis zu internationalen Plattformen, dass ein Eigenbau der Anbindungen unrealistisch war. Diese Bandbreite ist eine Eigenschaft des Kundenstamms und keine Phase, aus der Clockin herauswachsen könnte. Die eigene Website zählt mehr als 50 Branchen, von Handwerksbetrieben und Pflegediensten bis zu Physiopraxen und Restaurants, und das Buchhaltungsprodukt war in jeder davon schon vor Clockin da. Bis zur Anbindung hat jemand die Rechnung dort von Hand eingetippt.
Die Form dieses Problems ist das Gegenteil eines Enterprise-Problems. Statt weniger großer Installationen gibt es viele kleine, und jeder Betrieb, der die Anbindung einschaltet, ist ein eigener Zugang in einem eigenen Buchhaltungssystem, mit einer eigenen Einwilligung und einer eigenen Verbindung, die laufen muss. Unified Authentication ist der Teil von Maesn, der das trägt, und deshalb wächst mit der Zahl der angebundenen Betriebe nicht die Zahl der Dinge, die Clockin betreiben muss.
Clockin hat geprüft, die relevanten Anbindungen selbst zu bauen und zu pflegen, und es unrealistisch genannt. Drei Dinge hätte es gekostet:
- Erhebliche Mittel, um sie zu entwickeln und zu pflegen
- Verlangsamte Produktentwicklung
- Ein Team, das von seinem Kern abgelenkt wird
Eine Anbindung, und jedes neue Buchhaltungssystem kommt mit
Zwei Lesezugriffe, um herauszufinden, auf wen die Rechnung lautet, ein Schreibvorgang, um sie dorthin zu legen, wo sie gebucht wird. Dieselben drei Aufrufe gegen jedes angebundene System, über eine API.
Was aus dem Schreibvorgang herauskommt, ist ein Entwurf, und Clockin ist darin genau: Abläufe, die aus Projektdaten Rechnungsentwürfe erzeugen. Der Beleg kommt dort an, wo er geprüft und versendet wird, in dem System, in dem der Betrieb seine Abrechnung ohnehin führt, und damit werden aus den erfassten Stunden Rechnungen, ohne dass jemand sie abtippt und ohne dass Clockin den Teil übernimmt, für den sein Kunde haftet.
Dass diese drei Aufrufe überall dieselben drei sind, liegt an der Ebene darunter. Jedes Buchhaltungssystem benennt und formt Kunde, Lieferant und Rechnungsposition anders, und das Common Data Model löst das auf, bevor etwas davon den Code von Clockin erreicht. Clockin schreibt die Rechnung einmal, und es schreibt sie gleich, ob der Betrieb dahinter in Sage Active, in Lexware Office oder in sevdesk bucht.
In zwei Wochen brachten die Anbindungen 800+ eingehende Leads
Zwei Wochen nach dem Livegang der Anbindungen hat Clockin gezählt, wie viele eingehende Leads sie gebracht haben.
Die andere Hälfte steht in den Worten von Clockin: Das Team kann sich jetzt ganz darauf konzentrieren, Kunden Nutzen zu liefern und schneller an den Markt zu kommen. Und Fabian Ebbert nennt die Anbindungen als Treiber für Leadgewinnung und für den Schritt in neue Märkte, und das ist dasselbe, was die Zahl darüber misst, nur als Strategie gesagt statt als Ergebnis.
Worüber sich entscheidet, ob sich das wiederholt, ist die Abdeckung, und sie lässt sich messen statt versprechen. Von den 30+ angebundenen Buchhaltungssystemen sind zehn als annehmend für eine Rechnung markiert, die Sie schreiben, und jedes dieser zehn liest auch Kunden und Lieferanten. Die drei veröffentlichten Endpunkte von Clockin sind damit auf allen zehn vollständig, und die drei genannten Systeme sind drei davon. Welche drei zuerst kamen, ist bekannt, warum nicht, und die Abdeckung sagt, was die übrigen sieben kosten würden: dieselben drei Aufrufe, nichts Neues zu bauen.
Die Gegenpartei zu lesen, bevor die Rechnung geschrieben wird, ist ein eigener Ablauf, und es ist derselbe überall dort, wo ein Produkt seine eigenen Datensätze mit einem Buchhaltungssystem im Gleichstand halten muss: Die Synchronisation von Kunden- und Lieferantenstammdaten behandelt ihn für sich. Das Ergebnis ist hier eine Nachfragezahl und keine Entwicklungszahl, und damit kommen Go-to-Market-Teams ins Spiel.
Häufige Fragen
An welche Buchhaltungssysteme bindet Clockin über Maesn an?
Was ruft die Anbindung tatsächlich auf?
Warum ein Rechnungsentwurf und keine fertige Rechnung?
Woher stammt die Zahl von 800 eingehenden Leads?
Hat Clockin erwogen, die Anbindungen selbst zu bauen?
Kann ein anderes Produkt, das erfasste Arbeit abrechnet, denselben Aufbau nutzen?
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