CRM

HubSpot bindet jedes Buchhaltungssystem an, auf dem seine DACH-Kunden laufen.

HubSpot ist ein Produkt, das überall gleich benutzt wird. Das Buchhaltungssystem daneben ist es nicht. Statt mehrere Anbindungen selbst zu bauen, erreicht HubSpot sie alle über Maesn, und jeder Kunde arbeitet weiter in dem Buchhaltungssystem, das er schon hat.

Demo buchen Zu den Eckdaten

Die HubSpot-Wortmarke über einem Desktop, einem Laptop und einem Telefon, die dasselbe CRM zeigen: eine Deal-Pipeline mit einem hervorgehobenen Deal und einem Kundendatensatz daneben, dazu eine Linie, die zu einer Rechnung hinaus und wieder zurück führt.

Diese Software-Teams vertrauen uns

HubSpot bindet die deutschen Systeme an, die es nie bauen musste

“Wir binden deutsche Buchhaltungssysteme an und verlassen uns dabei auf Maesn als verlässlichen Partner: für reibungslosen Datenfluss, volle Konformität, stärkere Partnerschaften und effiziente, verlässliche Finanzprozesse, die unser Wachstum tragen.”

Aron Gosselin

Partnerships Manager, HubSpot

Demo buchen

4,8auf G2

Die Eckdaten

Wer HubSpot ist, und wo Maesn sitzt

Website: hubspot.com
Über HubSpot: 2006 von Brian Halligan und Dharmesh Shah gegründet, zwei MIT-Absolventen, denen zwei Jahre zuvor aufgefallen war, dass Käufer nicht mehr unterbrochen werden wollen. HubSpot veröffentlicht 299.000 Kunden, mehr als 8.800 Mitarbeiter und 15 Standorte weltweit.
Use Case: Das CRM an die unterschiedlichen Buchhaltungssysteme der DACH-Region anbinden, ohne für jedes Werkzeug eine eigene Verbindung zu bauen. Über Maesn gleicht HubSpot Kundendaten und Rechnungen ab. Der Ablauf selbst, unabhängig von einem einzelnen Hersteller, steht auf der Seite zur Synchronisation von Kunden- und Lieferantenstammdaten.
Vorherige Lösung: Manueller Import von Datenpunkten in die CRM-Plattform.
Buchhaltungssysteme: DATEV, sevdesk und Lexware Office

Das Problem

Ein Markt, in dem jedes Unternehmen sein eigenes Buchhaltungssystem wählt

Als global führendes CRM stand HubSpot vor der zersplitterten Landschaft der Buchhaltungssoftware in der DACH-Region. Bei einer Vielzahl von Buchhaltungssystemen und sogar branchenspezifischen Lösungen war es für HubSpot aufwendig, jedes einzelne Werkzeug anzubinden.

Die Zeit und die Mittel, um diese Anbindungen für jedes System zu entwickeln, zu pflegen und laufend zu aktualisieren, waren nicht darstellbar. HubSpot brauchte eine Lösung, die seinen Kunden eine reibungslose Anbindung bietet und dabei den eigenen Betrieb effizient hält.

Wie Maesn das löst

Eine Anbindung, die Daten in beiden Systemen aktuell hält.

Der Kundendatensatz wandert in das Buchhaltungssystem, damit die Rechnung korrekt geschrieben werden kann, und die Rechnung wandert zurück ins CRM, damit der Account vollständig ist.

Der Kunde wird auf 16 der 30+ angebundenen Systeme angelegt und die Rechnung auf 13 zurückgelesen, und damit laufen beide Richtungen auf zehn davon. sevdesk und Lexware Office sind zwei dieser zehn. DATEV Rechnungswesen nimmt den Kontakt an und beide DATEV-Produkte nehmen einen Beleg an, und keines liest eine Rechnung zurück.

Kundendaten wandern für die Rechnungsstellung hinüber

HubSpot ist als CRM das führende System für den Vertriebsprozess, und deshalb entsteht ein Kunde zuerst in HubSpot. Sobald es einen Deal gibt, werden diese Kundendaten im Buchhaltungssystem für die Abrechnung gebraucht. Kunden werden deshalb in das Buchhaltungssystem abgeglichen, sobald sie eine bestimmte Stufe in der Deal-Pipeline erreichen.

Rechnungen und Abschlussbelege gleichen sich nach HubSpot ab

Sobald eine Rechnung oder ein anderer Abrechnungsbeleg im Buchhaltungssystem entsteht, wandert er an den Deal in HubSpot, und damit weiß der Vertriebsmitarbeiter jederzeit, wo die Buchhaltung steht.

Ein Abgleich in beide Richtungen funktioniert nur, wenn ein Kunde auf beiden Seiten dasselbe bedeutet, und das tut er nicht: Jedes Buchhaltungssystem benennt und formt diesen Datensatz anders, und einige führen Kontakt und Kunde als getrennte Dinge. Das Common Data Model löst das auf, bevor eine der beiden Seiten es sieht, und deshalb schreibt HubSpot eine Form statt einer je Produkt.

Die andere Hälfte aktueller Daten ist zu wissen, wann sich etwas geändert hat, denn ein Datensatz, der nur zum Importzeitpunkt stimmt, ist die alte Lösung mit zusätzlichen Schritten. Unified Webhooks ist der Teil, der das trägt, auch für die Systeme, die kein eigenes Ereignis anbieten.

Was sich geändert hat

Lokale Buchhaltungssysteme, ohne eigenes Integrationsteam

Hunderte eigene Kunden von HubSpot in der DACH-Region, jeder auf dem Buchhaltungssystem, das er schon hatte, und niemand bei HubSpot, der diese Systeme betreuen muss.

Anbindungen skalieren

„Hunderte ihrer Kunden in der DACH-Region bedienen, ohne eine einzige Anbindung selbst zu bauen oder zu pflegen.“

HubSpot hatte gespürt, was es kostet, Anbindungen selbst zu bauen und zu pflegen: Teams aus Entwicklern und Produktmanagern, die zu Experten für fremde Software werden, statt das eigene Produkt zu verbessern.

FAQ zur HubSpot Case Study

Häufige Fragen

An welche Buchhaltungssysteme bindet HubSpot über Maesn an?

sevdesk, Lexware Office und DATEV sind die, die HubSpot nennt, und dieselbe Anbindung erreicht die übrigen Buchhaltungssysteme, die Maesn unterstützt. Worüber sich entscheidet, ob genau dieser Ablauf durchgängig läuft, ist, ob ein System einen Kunden annimmt und eine Rechnung zurückgibt, und das trifft heute auf zehn der 30+ angebundenen Systeme zu. sevdesk und Lexware Office sind zwei davon.

Wann wandert ein Kunde in das Buchhaltungssystem?

Sobald der Deal die Stufe erreicht, die HubSpot dafür gewählt hat. Ein Kunde entsteht im CRM während des Vertriebsprozesses und muss im Buchhaltungssystem erst existieren, wenn es etwas abzurechnen gibt, und deshalb hängt der Abgleich an einer Pipeline-Stufe und nicht an jedem Datensatz, den irgendjemand jemals anlegt.

In welche Richtung bewegen sich die Daten?

In beide, über eine Anbindung. Der Kundendatensatz wandert in das Buchhaltungssystem, damit die Rechnung korrekt dagegen geschrieben werden kann, und die Rechnung kommt zurück ins CRM, an denselben Deal gehängt. Es gibt in keiner Richtung einen Export und kein zweites Werkzeug dazwischen.

Gehören Zahlungserinnerungen zu dem, was sich bewegt?

Nein. Was reist, sind der Kundendatensatz und die Rechnung. Mahnwesen und Mahnstufen liegen in jedem Buchhaltungssystem in eigener Form und werden nicht über ein gemeinsames Modell herausgegeben, und deshalb hängt hier nichts davon ab. Wenn Ihr Produkt sie braucht, sprechen Sie uns direkt an.

Warum hat HubSpot diese Anbindungen nicht selbst gebaut?

Entschieden hat der laufende Aufwand und nicht der erste Bau. Für jedes Buchhaltungssystem der DACH-Region eine Anbindung zu entwickeln, sie dann zu pflegen und mit jeder Änderung des Systems nachzuziehen, war neben einer globalen Produkt-Roadmap nicht darstellbar. Die Liste der Systeme hört außerdem nicht auf zu wachsen, und diese Arbeit wäre nie fertig geworden.

Kann ein anderes CRM genauso arbeiten?

Die Objekte sind für alles dieselben, was einen Kundendatensatz hält und dessen Geldseite sichtbar haben will: der Kunde, die Rechnung und die Verbindung zwischen beiden. Was sich unterscheidet, ist, welche Buchhaltungssysteme Ihre eigenen Kunden nutzen, und das ist eine Frage der Abdeckung und keine der Anbindung.

Weitere Case Studies

Liest das Hauptbuch über Maesn, behält die Bankseite auf einer eigenen Anbindung und schreibt die abgeglichenen Buchungen zurück.Case Study lesen

Automatisiert den gesamten Ablauf der Kreditorenbuchhaltung und bucht jede Zahlung zurück in das ERP des Kunden.Case Study lesen

Macht aus erfassten Projektzeiten Rechnungsentwürfe in dem Buchhaltungssystem, das der Kunde ohnehin einsetzt.Case Study lesen

Jede Integration, nach der Ihre Kunden fragen. In Tagen, nicht in Monaten.

Demo buchen