Rally macht aus Belegen von unterwegs fertige Buchungen.
Rally ist Tankkarte und Ausgabenplattform in einem: Kraftstoff, Laden, Parken und Service in ganz Europa, mit Belegen, die unterwegs eingesammelt werden. Alles, was eine Buchung braucht, ist in dem Moment bekannt, in dem der Beleg ankommt, und offen bleibt nur, ob es den Weg in das Buchhaltungssystem unbeschadet übersteht.
Die Sandbox und die REST-API haben die Arbeit gemacht
“Maesn hat unsere Art, DATEV anzubinden, komplett verändert. Was ein komplexer langer Prozess geworden wäre, wurde dank ihrer REST-API, der DATEV-Sandbox und des Zertifizierungsprozesses ein reibungsloser, nachvollziehbarer Ablauf.”
Wer Rally ist, und wo Maesn darin sitzt
- Website
- getrally.com
- Über Rally
- Eine von Y Combinator finanzierte Tankkarten- und Ausgabenplattform für Kraftstoff, Laden, Parken und Service in 21 Ländern in Europa und Großbritannien, mit mehr als 1.000.000 Akzeptanzstellen. Rally veröffentlicht SOC 2, ISO 27001 und DSGVO-Konformität.
- Wen es bedient
- Inhaber, Fuhrparkleiter, Finanzen und Buchhaltung und die Fahrer selbst, die Belege von unterwegs über das Web oder WhatsApp einschicken.
- Use Case
- Erfasste Ausgaben als Buchung statt als Export in die Bücher des Kunden bringen. Der Ablauf selbst, unabhängig von einer einzelnen Plattform, steht auf der Seite zum Zahlungsabgleich.
- Buchhaltungs- und ERP-Systeme
- DATEV, Xero und QuickBooks, unter den Systemen, die Rally nennt, auf einer Anbindung
Ein Beleg verliert seinen Zusammenhang, sobald er eine Zeile wird
Ausgaben im Fuhrpark entstehen nicht im Büro. Sie entstehen an einer Tankstelle in einem anderen Land, und die Angaben, die sie buchbar machen, liegen nur in diesem Moment vollständig vor.
Ein Fahrer tankt Diesel und schickt den Beleg von unterwegs ein. Rally erfasst ihn, ordnet ihn der Kartenzahlung zu, zu der er gehört, prüft die Umsatzsteuer gegen den Satz des Landes, in dem er ausgestellt wurde, und setzt Zweck und Kostenstelle. In diesem Moment ist die Ausgabe vollständig beschrieben, und zwar besser, als sie irgendjemand nachträglich beschreiben könnte.
Ein manueller Export ist die Stelle, an der das endet. Was eine Tabelle übersteht, sind Datum, Händler und Betrag, und alles, was den Datensatz für die Buchhaltung brauchbar gemacht hat, muss jemand rekonstruieren, der nicht dabei war. Dieselbe Ausgabe als echte Ausgabe in ein Buchhaltungssystem zu schreiben, mit Beleg und steuerlicher Behandlung unversehrt, ist der Ausgabenabgleich in seiner schwersten Form, denn eine Flotte überquert Grenzen, und der richtige Steuersatz wechselt mit ihnen.
Die Ausgabe kommt mit allem an, was an ihr hing
Drei Dinge müssen gemeinsam ankommen, damit die Anreicherung etwas wert ist: die Ausgabe selbst, der Beleg, aus dem sie stammt, und die steuerliche Behandlung, die das empfangende System versteht.
Als Ausgabe geschrieben und nicht als Zeile in einer Importdatei.
Der Beleg selbst, an dem Datensatz, den er begründet. Beide DATEV-Produkte gehören zu den vier.
Damit der Satz auf der Buchung der ist, den dieses System tatsächlich festlegt.
Die Kostenzuordnung sieht aus, als müsste sie ein eigenes Objekt sein, und ist es nicht. Rally setzt die Kostenstelle, während der Beleg erfasst wird, und sie reist mit der Buchung mit statt als eigener Datensatz ins Zielsystem geschrieben zu werden: Die Stammlisten unterscheiden sich je Betrieb, und mehrere Systeme führen Dimensionen, die es nur in dieser einen Installation gibt. Customisation Handling ist der Teil von Maesn, der Felder dieser Art erreicht, und deshalb ist eine Kostenstelle nicht der Grund, aus dem eine Buchung abgelehnt wird.
Alles Weitere ist der Unterschied zwischen einer Ausgabe im einen und einer Ausgabe im anderen System, und davon gibt es viel: wie der Datensatz heißt, welche Felder er verlangt, wie ein Beleg daran hängt, was ein Steuersatz sein darf. Das Common Data Model löst das auf, bevor Rally es sieht, und deshalb wird eine angereicherte Ausgabe einmal geschrieben und kommt in einem deutschen wie in einem niederländischen Hauptbuch richtig an.
DATEV lag auf dem kritischen Pfad, und dann lag es nicht mehr dort
DATEV lag auf dem kritischen Pfad zum Deutschlandstart von Rally. Was die Anbindung zuerst geändert hat, war der Kalender, und was sie danach geändert hat, ist, wer einen Beleg überhaupt noch anfassen muss.
Rally veröffentlicht 18 eingesparte Stunden pro Monat für Verwaltungs- und Buchhaltungsarbeit und einen Monatsabschluss, der viermal schneller ist als zuvor.
Das sind Zahlen von Rally für die Plattform von Rally und keine Ergebnisse der Anbindung. Die Anbindung entscheidet darüber, ob der letzte Schritt dieser Kette ein Export ist, den jemand aufräumt, oder eine Buchung, die bereits stimmt.
Dass es gleich vier verschiedenen Gruppen etwas bringt, liegt daran, dass sie alle denselben Datensatz anfassen. Ein Fahrer schickt ein Foto und hört nichts mehr davon. Ein Fuhrparkleiter sieht das Fahrzeug, zu dem er gehörte. Die Buchhaltung sieht eine Buchung mit Kostenstelle statt einer Warteschlange, und das ist die Kreditorenbuchhaltung derselben Arbeit. Und wer die Zahlen verantwortet, bekommt einen Monatsabschluss, der nicht mit einem Abgleich beginnt. Die Begründung dafür, in den Begriffen der Menschen, die sie tragen, steht auf der Seite für Finanzteams.
Häufige Fragen
Was bewegt die Anbindung?
Warum muss die Anreicherung vor dem Export passieren?
Werden Kostenstellen im Buchhaltungssystem angelegt?
Wie funktioniert die Umsatzsteuer über 21 Länder hinweg?
Wie lange hat die DATEV-Anbindung gedauert?
Kann eine andere Ausgabenplattform denselben Aufbau nutzen?
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